INRICHTER

1.     Agro‐Expo Vlaanderen wordt tweejaarlijks ingericht met de bedoeling bij te dragen tot een duurzame leefbare en kwalitatieve productontwikkeling in land‐ en tuinbouw.
De verantwoordelijke inrichter is de VZW Agro‐Vlaanderen, Oostnieuwkerksesteenweg 101 te 8800 Roeselare.
De volgende beurs vindt plaats op 27, 28 & 29 januari 2024 in de Expo Hallen te Roeselare, de openingsuren voor de bezoekers zijn iedere dag van 10.00 uur tot 19.00 uur, voor de standhouders van 9.00 uur tot 20.00 uur 2.     Indien echter door covid‐19 beperkende organisatorische en sanitaire maatregelen opgelegd worden, of andere niet‐voorziene redenen, behoudt de inrichter VZW Agro‐Vlaanderen, zich het recht voor de beurs af te lassen, uit te stellen of de data en uurregeling aan te passen.
In dit geval kan het bewijs van inschrijving de verantwoordelijkheid van de organisatie niet binden en geeft dit geen enkel recht op schadevergoeding.
Bij afgelasting worden aan de exposanten de betaalde inschrijvingskosten terugbetaald.
Beurzen vallen onder het handelsprotocol en mogen plaatsvinden mits het respecteren van de strikte maatregelen als de handelscentra.
Iedere standhouder dient dan ook coronaproof te werken en zich strikt te houden aan de actuele maatregelen van het moment.

Verder verbinden alle ingeschreven standhouders er zich toe, vanaf 19.00 uur geen dranken meer te serveren aan de bezoekers en hun stand te sluiten tegen 19.30 uur, de bezoekers op hun beurt dienen de hallen te verlaten uiterlijk om 19.30 uur.

Een bijzondere security zal toezicht houden op het strikt naleven van dit sluitingsuur. De Raad van Bestuur van de VZW bestaat uit leden van de diverse sectoren uit land‐ en tuinbouw en de veeteelt.
Het secretariaat is gevestigd in Roeselare, Oostnieuwkerksesteenweg 101.
Van maandag 22 januari tot en met dinsdag 30 januari 2024 is eveneens een secretariaat in de Expo Hallen te Roeselare, Diksmuidsesteenweg 400A – tel. 051 20 45 99

DEELNEMING

3.
a. Agro‐Expo Vlaanderen wil vooral een promotie zijn voor de hoogwaardige producten:

• Veehouderij
• Groenten en nijverheidsteelten;
• Zuivel en verwerkingsindustrie;
• Kunnen deelnemen alle ondernemingen van productie, constructie of
  distributie van veeteelt, land‐ en tuinbouwmaterialen:
• Alles wat de veeteeltsector aangaat, hokken, inrichting, automatisatie en
  isolatie, veevoeding, kernen, dierengeneeskundige producten,
  grondverbeteringsmiddelen, plantenbeschermingsmiddelen;
• Constructie en handel van specifieke land‐ en tuinbouwwerktuigen voor de
  groenteteelt en nijverheidsteelt;
• Constructie verwerking en bewaring van zuivel‐ en melkproducten;
• Constructie en handel klimatisatiesystemen

b. Alle ondernemingen die verse of verwerkte land‐ en tuinbouwproducten aanbieden c. Daarnaast zullen verschillende promotiestanden aanwezig zijn, die de eliteproducten
uit eigen bodem zullen tentoonstellen.
Promotiestanden die aan verkoop doen, worden als commerciële standen beschouwd.

d. De dienstensector: het bankwezen, verzekeringen, fiscaliteit, informatica.

4. De inrichter behoudt zich het recht voor te oordelen over de toelaatbaarheid.

5. De aanvragen tot inschrijving gebeuren enkel online via onze website, agro-expo.be.

Het betreffende INSCHRIJVINGSFORMULIER dient uiterlijk 30 oktober 2023 ingediend.

De inrichter kan, zonder reden bekend te maken, de inschrijving al dan niet aanvaarden. De inschrijvingen gebeuren ten persoonlijke titel en mogen niet overgedragen worden aan derden.

Na ontvangst van de inschrijving krijgt iedere deelnemer toegang tot een online beursbundel met verschillende aanvraagformulieren.

6. De deelnemer verbindt er zich toe slechts die producten tentoon te stellen die hij uitdrukkelijk vermeld op de inventarislijst Bij overtreding kent hij het recht toe aan de inrichter, de niet toegelaten producten, op kosten en verantwoordelijkheid van de deelnemer, van zijn stand te doen verwijderen.

BEURSBESTELLINGEN

7. Een beursbundel met verschillende belangrijke aanvraagformulieren voor elektriciteit, water, wifi, herbruikbare bekers, ophangpunten, inventarislijst en publiciteit ontvang je na de inschrijving.

Vergeet niet tijdig uw aanvraag te doen!

Alles van stand opbouw en materiaal kan online besteld worden via de webshop

De info en bestelling voor tickets, parkingkaarten en catering volgt in de loop van november‐december.

STANDPLAATS RESERVEREN / Afmetingen en prijzen

8.
a. Het standgeld, enkel oppervlakte zonder stand, in de Expo bedraagt : € 38,00/m²;
Het standgeld, enkel oppervlakte zonder stand, in de Expotent bedraagt: € 33,00/m²
vanaf 31 oktober 2023: € 43,00/m².

• Vast inschrijvingsrecht: € 250,00
• Toeslag hoekstand met twee open zijden: € 200,00
• Toeslag kopstand met drie open zijden: € 350,00

b. In het standgeld is begrepen:

• Elektriciteitsaansluiting en vermogen tot 1.000 Watt
• (huur verdeelkast elektriciteit € 40 niet inbegrepen)
• Brandverzekering
• Deelnemerskaarten (min. 2 – max. 8 voor standen groter dan 64m²)
• Vermelding in de alfabetische lijst der deelnemers

9. Naast het standgeld zijn er nog andere vergoedingen zoals aansluiting water, elektriciteitsaansluitingen boven de 1.000 Watt.

10. De standen worden onverdeelbaar verhuurd en kunnen niet onderverhuurd worden. Men mag er enkel voor zijn eigen firma of producten publiciteit voeren.

11. De inschrijving is pas definitief na de betaling van de voorschotfactuur dat u voor september 2023 zal ontvangen.

12. De inrichter beslist over de definitieve toewijzing van de standplaats. Hij heeft het recht te allen tijde, de toegekende stand (plaats + ruimte) te wijzigen, mits kennisgeving aan de respectievelijke deelnemer.

13. Exposanten van Agro‐Expo 2024 kunnen op aanvraag tot 15.04.2023 hun toegezegde standplaats op de beurs van 2022 (in laatste instantie afgezegd) herbevestigen. Zoniet is de inrichter vrij deze standplaats aan andere bedrijven toe te wijzen.

14. Betaling geschiedt uitsluitend door overschrijving op rekeningnummer

IBAN BE31 7360 3895 4355; BIC KREDBEBB van de VZW AGRO‐VLAANDEREN Bij gebrek aan betaling binnen de gestelde termijn kan de inschrijving ambtshalve geannuleerd worden. Het volledige bedrag van de factuur zal echter ingevorderd worden.

Alle gestorte sommen blijven eigendom van de inrichter, wanneer de deelnemer aan zijn inschrijving verzaakt.Na afloop van Agro‐Expo Vlaanderen wordt aan de deelnemers een eindafrekening bezorgd. Na ontvangst moet het eventuele saldo binnen de 30 dagen betaald worden.

15. De standplaatsen worden verhuurd volgens oppervlakte en uittekening op een plan. De minimum stand oppervlakte bedraagt 16m² met een minimum voorzijde van 4 meter en een minimum diepte van 4 meter. Ieder deelnemer is verplicht op zijn kosten en verantwoordelijkheid een verzorgde stand te bouwen: wanden ‐ verlichting ‐ vloerbekleding.

Via de webshop kan men een kant en klare stand huren. De deelnemers zijn strikt gehouden aan de hun toegewezen standen en afmetingen. De inrichter kan op kosten van de deelnemer de stand terugbrengen tot de juiste afmetingen. Expositiewagens kunnen toegelaten worden op uitdrukkelijk en voorafgaand verzoek.

16. De deelnemer is verplicht ervoor te zorgen dat zijn stand onberispelijk net blijft.

17. Standhouders kunnen op aanvraag en goedkeuring van de organisatie vergaderingen of seminaries inrichten in de vergaderzaal van de Expo.

OPBOUW EN AFBOUW VAN DE STANDEN

18. De tentoonstellingshallen zijn toegankelijk voor de deelnemers vanaf maandag 22 tot vrijdag 26 januari 2024. Men zal er dagelijks kunnen werken van 8.00 uur tot 20.00 uur, op vrijdag 26 januari van 8.00 uur tot 18.00 uur. Geen enkele deelnemer mag aan de inrichting van zijn stand beginnen zonder toelating van het secretariaat en na het voorleggen van zijn betalingsbewijs. Het secretariaat zal dan voor de nodige praktische aanwijzingen instaan. Mits aanvraag in het secretariaat staat een vorkheftruck ter beschikking van de standhouders tegen betaling.

19. Alle deelnemers zijn verplicht een onderlegger op de vloer aan te brengen bij de opbouw, het gebruik en de afbraak van hun stand, teneinde alle bevuiling door olie, verf, mortelspecie,… te vermijden. Het is verboden verfresten e.d. uit te gieten elders dan in de opgestelde vaten. Afval dient naar de containers gebracht.

20. De deelnemers zijn ertoe gehouden hun standen te plaatsen en weg te nemen zonder schade aan te richten aan muren, vloeren of wanden. Derhalve is het verboden op eender welke wijze de standen vast te hechten aan muren, spanten of vloeren. Beschadigingen zullen onmiddellijk vergoed moeten worden.

21. Omwille van de esthetiek is het niet toegelaten de stand panelen hoger te maken dan 3,5 m. Afwijkingen moeten vooraf worden aangevraagd. Publiciteit dient strikt boven de stand geplaatst en is boven de gangen verboden. 22. De werken van op‐ en afbouw der standen geschieden volledig voor rekening en op verantwoordelijkheid van de deelnemer. De standenopbouw dient volledig klaar te zijn op vrijdag 26 januari 2024 om 18.00 uur. De afbouw van de standen dient te gebeuren op dinsdag 30 januari en woensdag 31 januari 2024, vanaf 8.00 uur. Afval tijdens de op‐ en afbouw dient door de standhouders of stand bouwers meegenomen te worden.
Op de beursdagen staat de inrichter in voor de ophaling van het afval die in vuilniszakken na sluitingsuur in de gangen voor de stand mogen geplaatst worden. Het weghalen van de producten en standmaterialen moeten geëindigd zijn op 1 februari 2024 om 12.00 uur. Alle materialen niet weggehaald tegen dit tijdstip, worden door de inrichter op kosten en verantwoordelijkheid van de deelnemer weggenomen. Tijdens de opbouw en afbraak zijn geen kinderen toegelaten.

23. Technische informatie Hallen.

• vrije hoogte 7 meter
  • breedte poorten 3 meter
  • hoogte poorten 5 meter
  • maximale bouwhoogte 3,5 meter, uitzondering dient aangevraagd.
  • mogelijkheid tot takelen van een truss door bevestiging aan de spanten van het
  • elektriciteitspunten verspreid in de dakruimte, aansluiting door Electro Gevaert Roeselare.
  • wateraansluiting gebeurt door de inrichter, via aanvoer met bovengrondse waterslang, afvoer heel beperkt mogelijk.
  • wifi met voucher op aanvraag voor in de stand

TOEGANGSPRIJZEN / KOPERSKAARTEN

24. Toegangstickets bezoekers.

• € 12,00 volwassenen
• € 5,00 met “kortingskaart” verspreid via exposanten.
• Gratis met “relatiekaart” verspreid via exposanten.
• Gratis beneden 12 jaar (dienen vergezeld te zijn)
• € 3,00 kinderen vanaf 12 jaar.
• Buitenlandse bezoekers gratis

25. KOPERSKAARTEN enkel voorbehouden aan Exposanten.

Iedere exposant kan aan voordelige voorwaarden 2 soorten kopers kaarten aanvragen zijnde een;

1. KORTINGSKAART aan € 3,50 per kaart die de bezoeker kan inruilen aan de kassa en zelf nog een opleg doet van € 5,00 voor een toegangsticket, ofwel vooraf online betalen en registreren.
2. RELATIEKAART aan € 8,5 per kaart, met deze kaart komt de bezoeker gratis binnen.

Het is verboden deze kaarten te gebruiken voor andere doeleinden, te verkopen of te verspreiden aan de in‐ of uitgang. De kaartenverkoop start pas in november 2023.

De verplichting uit het verleden dat iedere exposant minimum een aantal kaarten vooraf moet kopen wordt geschrapt.

26. DEELNEMERSKAARTEN

Personen die een stand bedienen krijgen vrije toegang op vertoon van de deelnemerskaart,

welke individueel op naam is. Deze deelnemerskaarten dienen besteld via een aanvraagformulier die u wordt toegestuurd. Er worden geen kaarten meer uitgereikt tijdens de tentoonstelling. Ingeval van misbruik kunnen deze kaarten teruggeëist worden.

Iedere deelnemer met een vrije doorgangskaart moet op verzoek van de inrichter of zijn aangestelde zijn identiteitskaart ter controle vertonen.

PUBLICITEIT

27. Aan het publiek wordt gratis een deelnemersmap met plan uitgereikt met alle standhouders. Wie wenst kan tegen betaling zijn logo of een advertentie in deze map of op de website van www.agro‐expo.be laten opnemen

28. De aanvraag voor deze publiciteit met logo of tekst dient te gebeuren via een aanvraagformulier die u wordt doorgestuurd. 29. De inrichter maakt gebruik van alle gewone publicitaire middelen, affiches, promostickers, publiciteitspanelen, advertenties, pers artikelen, website, enz.
Op onze website vermelden wij de lijst met Exposanten.

VERZEKERING

30. Een verzekering tegen brand is begrepen in de huurprijs der standen. Elke deelnemer verplicht er zich toe een verzekering “burgerlijke aansprakelijkheid” af te sluiten en de inventarislijst van de tentoongestelde producten (aard – hoeveelheid – waarde) nauwkeurig in te vullen.
Bij het ondertekenen van het inschrijvingsformulier verbindt de exposant er zich toe onherroepelijk en onvoorwaardelijk, zowel in eigen naam, als voor derden‐eigenaars van meegebrachte goederen, of onderaannemers, zowel rechtstreeks of onrechtstreeks af te

zien van elk verhaal ten opzichte van de inrichter, de Stad Roeselare, al diegenen die in opdracht van de inrichter prestaties leverden en de mede‐exposanten.

ELEKTRICITEIT

31. Teneinde het algemeen uitzicht van deze tentoonstelling moet ieder stand over voldoendeverlichting beschikken. Iedere deelnemer dient over een eigen aansluitdoos te beschikken, of kan een verdeelkast huren aan € 40. De deelnemer blijft tijdens de beurs verantwoordelijk voor deze gehuurde verdeelkast, na de beurs dient de deelnemer deze kast persoonlijk binnen te brengen in het secretariaat van de expo hallen, de waarde van de verdeelkast is € 300,00 en wordt bij niet teruggave verrekend.

De deelnemer blijft verantwoordelijk voor de gebruikte toestellen op zijn stand

32. Aansluiting:

De aansluitkabel is een vijfpolige stekker, type CEE 380 Volt 32 Amp., standaard afgezekerd op 20A. Een passende stekker kan afgehaald worden op het secretariaat van de expo hallen, deze wordt ter beschikking gesteld, bij niet teruggave wordt een waardebedrag aangerekend. Deze stekker mag enkel en alleen aangesloten worden door de hiertoe aangewezen elektricien op het net van de expohallen.

Vermogens hoger dan 10 Kw eisen bijzondere vereisten.

De aansluiting gebeurt vierdraads maar ze maakt het voorwerk uit van een afzonderlijke financiële regeling.

33. Voor het afbreken wordt het secretariaat verwittigd. De CEE‐stekker die ter beschikking van de deelnemer wordt gesteld, zal door de diensten van de installateur afgeknipt worden. 34. Het is ten strengste verboden zelf de stand aan te sluiten.
Elke schade aan stroombanen door het trekken aan de verbindingskabels valt ten laste van de respectievelijke deelnemer.

35. Ieder stroomonderbreking welke het gevolg is van het verzwaren van eigen zekeringen, kan slechts hersteld worden gedurende de sluitingsuren voor bezoekers. De herstelkosten vallen ten laste van de deelnemer

36. Gezien de aangesloten deelnemers over een eigen aansluitdoos beschikken is iedereen individueel verplicht ieder avond zijn verbinding af te sluiten.

37. Voor drijfkracht en voor nachtverbinding op het net is een speciale aanvraag van doen. De installatiekosten worden door de installateur rechtstreeks gefactureerd aan de deelnemer.

38. De aansluiting en het vermogen tot 1.000 Watt zijn in het standgeld inbegrepen. Verbeteringswerken, bijkomende keuringen, levering van smeltveiligheden, kabel, … zijn ten laste van de deelnemer.

39. De elektricien van de tentoonstelling, bij wie alle verdere inlichtingen kunnen verkregen worden: Electro A. Gevaert NV, Rumbeeksestweg 267 te 8800 Roeselare tel. 051 20 38 32.

WATER

40. Watertoevoer en/of ‐afvoer moet afzonderlijk aangevraagd worden via het formulier in de beursbundel. De aansluiting gebeurt alleen door de erkende installateur van de inrichter.

De aansluiting van de waterslang aan de spoelbak is voor eigen verantwoordelijkheid. Let wel dat er voor de afvoer slechts enkele waterputten in de Expo Hallen voorzien zijn, zodat de waterafvoer niet altijd mogelijk is.

Iedere deelnemer is verplicht de hoofdzakelijke leidingen doorheen zijn stand te laten plaatsen. Tijdens het installeren en monteren van de waterslangen is het verboden hoofdkranen en tussenkranen open te draaien, zonder toezicht van de installateur die moet toezien of alles in orde is.

ORDEMAATREGELEN

De deelnemers verplichten zich ertoe geen oneerlijke middelen of oneerlijke concurrentie
toe te passen Alle verplichtingen opgelegd door de wet op de handelspraktijken (Richtlijn 2011/83/EU en latere wijzigingen) moeten strikt nageleefd worden.

Het is verboden promotiemateriaal of folders uit te delen buiten de gehuurde ruimte. Het is

verboden luidruchtig op te treden, demonstraties te geven of reclame te voeren op een wijze die de nabijgelegen standen stoort.

41. De deelnemers mogen geen filmen of lichtbeelden, radio‐ of televisie‐uitzendingen geven zonder toelating van de inrichter. Zij blijven steeds verantwoordelijk voor de auteurs‐ en andere rechten.

42. Geen enkele deelnemer mag in zijn stand gebruik maken van een micro of geluidsversterker om het publiek aan te spreken of muziek af te spelen, tenzij voorafgaandelijke toelating van de inrichter.

43. De wagens van de deelnemers moeten geparkeerd worden op de plaatsen aangeduid door de dienst. Het stilhouden van voertuigen buiten de voorziene plaatsen is verboden Zij moeten zich bovendien voegen naar de aanwijzingen van de politie en de inrichter.

44. Geen enkele publiciteit, onder welke vorm dan ook, mag op de parking van de Expo Hallen of onmiddellijke omgeving worden gevoerd, behalve bij speciale afspraak met de inrichter (politiereglement).

45. De in‐ en uitgangen, alsook de toegangswegen, dienen steeds vrijgehouden te worden.

46. De deelnemers zijn verplicht voor het openingsuur in hun stand aanwezig te zijn. Het eventuele laden en lossen moet beëindigd zijn een half uur voor de opening.

47. Alle afval en verpakkingsmateriaal moet terstond verwijderd worden. Buiten de Hallen is een container opgesteld. Voortaan zijn wegwerpbekers op evenementen verboden. De nieuwe herbruikbare bekers zijn eventueel vooraf te bestellen via een aanvraagformulier in het beursbundel of via ons cateringbedrijf Ter Wilgen, 0477/ 376 344.

48. Ballonnetjes met brandbaar en/of giftig gas mogen niet in de inrichting aanwezig zijn.

49. Gebruikt van butaan‐ en propaangas moet vooraf aangevraagd worden.

50. Wij verzoeken alle standhouders, dat zij aan de bezoekers vragen hun stand en de Hallen te verlaten ten laatste 1/2 uur na sluitingstijd, dus om 19.30 uur. Het inrichtend comité vraagt hier de medewerking van iedere standhouder, waarvoor dank.

VERANTWOORDELIJKHEID

51. De toestellen, werktuigen en leidingen moeten geplaatst en gehanteerd worden volgens de veiligheidsvoorschriften. Voor deze en voor de demonstraties moet de deelnemer zichzelf in regel stellen met de wet‐ en veiligheidsvoorschriften dienaangaande.

De inrichter draagt in dat verband geen verantwoordelijkheid. Mocht hij door derden  betrokken worden, dan zal hij door de deelnemer ontlast zijn van alle vervolgingen en veroordelingen.

Voor stoffen, producten en apparaten, die door de inrichter gevaarlijk geacht worden, kan de wegneming bevolen worden op kosten van de deelnemer. De inrichter heeft het recht alle voorwerpen te laten verwijderen, waarvoor de toestemming tot plaatsing niet werd aangevraagd of verleend.

52. Bij diefstal moet de organisatie onmiddellijk in kennis gesteld worden.

53. In geen enkel geval kan de inrichter en haar vertegenwoordigers verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen, diefstallen, verliezen of andere schadegevallen die zich zouden voordoen tijdens de voorbereiding en de periode van Agro‐Expo.

54. Door de ondertekening van het inschrijvingsformulier gaat de exposant akkoord met de gestelde voorwaarden van dit Deelnemingsreglement, alsook dat de verstrekte persoonsgegevens worden aangewend voor alle communicatie in het kader van Agro‐Expo Vlaanderen.

HEIRKRACHT – BETWISTINGEN

55. Mocht een geval van heirkracht het houden van Agro‐Expo Vlaanderen onmogelijk maken, dan zullen de deelnemers geen aanspraak maken op schadeloosstelling. 56. De inrichter behoudt zich het recht voor de bepalingen van onderhavig reglement te wijzigen, indien de omstandigheden zulks mochten eisen en mits kennisgeving der beslissing aan de deelnemers.
Door het deelnemingsformulier terug te sturen stemt de exposant volledig in met de inhoud van dit reglement van Agro‐Expo Vlaanderen 2024. Hierdoor verzaakt hij aan elk mogelijk verhaal t.a.v de inrichters, de eigenaars en de huurders van de Expo‐Roeselare, of hun mandatarissen, andere exposanten en deelnemers, alsook t.a.v. de bestuurders, vertegenwoordigers en aangestelden van deze organisatie.

57. Alle punten die door het reglement of door de latere mededelingen niet voorzien zijn, moeten in ieder geval onderworpen worden aan het oordeel van de inrichter, die bevoegd is tot elke beslissing, en deze is onherroepelijk.

58. Ingeval van juridisch geschil is alleen de rechtbanken van Kortrijk bevoegd.